GZ Journal <広州日記>

中国広州への赴任準備、任地での生活での気付き・備忘録

中国赴任準備はデッドラインをしっかり管理!

中国赴任に限った話ではないですが、海外赴任になる方の多くは、内示を受けてから実際の赴任日までに時間的な余裕があるというケースは少ないと思います。

■現地側、国内側いずれもやることてんこ盛り
大きく分けて二つ。
1.赴任先の拠点ではビザ取得に向けた受け入れ準備があり
2.今ご自身のいる日本では不在になるための準備が発生しますね。
これに加えて多くの方は送別会や壮行会が企画されることと思います。
公私の両方で準備が必要となり、時間制約も多くなりますから、結構余裕がありません。

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でもご紹介していますが、いくつもの手続きを完了させるために準備する書類も多数あり、それらの関連付けも含めてオンタイムで進んでいるのかをきちんと把握していく必要があります。

■でもそこまで高度なスケジュール管理手法は不要
と、ここまで「大変ですよ~」と(実際に大変でしたけど)脅かしておいて「さぁ、どうする?」となるわけですが、特別な手法を使って管理するわけではありません。

エクセルでやることのリストと時間軸をマトリックスで管理すればOKです。
縦軸にやることをリストアップし、横軸に時間を記載して、各項目の期日をはっきりさせることができます。
やることのリスト化ですが、ある程度類似・関連する案件は「群」で管理しておくほうがよいので、現状の業務、赴任の手続き、日本側の退去準備、個人の予定などに分類して記載しておき、新たな案件が出てきたら追記していけば記載漏れもなくなりますね。
あとはチェック欄も作っておいて終わったところに色付けをしたり、チェックマークを入れれば進捗状況も把握できると・・・。
(記入事例は後日アップロードしたいと思います。)

■私の場合
私のケースは国内で単身赴任期間中の海外赴任内示でしたので、準備期間中は国内の赴任先と自宅と本社を行ったりきたりする必要がありかなり綿密にスケジューリングをすることが必要でした。

一例ですが、引越しの荷物引取りなどは、出発の近づいたタイミングにならなければ実施できないこともあり、どうしたも直前になってしまいます。
実際は以下のようなスケジュールになりました。

出発29日前:引越しの打ち合わせ
出発14日前:赴任先アパートから荷物を発送(中国&自宅へ)
出発13日前:実家の荷物を発送&不用品処理を依頼

これを文字だけで記載すると全く伝わらないのですが、引越し業者の対応は平日で業務の調整が必要となり、立会いも両方自分がすることから赴任先と自宅の移動、そしてその後の残り数日の出張宿泊先がどうなるかまで表の中でスケジューリングしていました。

唯一失敗したかなぁ、と思い返すのは家族と過ごすのは「この日!」というのをきちんと決めておかなかった(記載していないかった)ことだと思いました。
お付き合いのあるあちこちへの顔出しはしていたものの、あとは準備に追われ家族とじっくりと向き合う時間はあまり取れていなかったことは良くなかったなぁと思っています。
記入事項は公私漏れなく記載が必要ですね!

それではまた!再見!